Så måtte vi igen sige tak og farvel til endnu et år i vores vidunderlige kolonihaveforening. 

Sikke et år, men udfordringer på kryds og tværs af foreningen. Vi har nået rigtig meget og vi mangler stadig en del. Men bestyrelsen er ved god mod og kampklar. Vi har brugt den sidste del af sæsonen og kommer til at bruge vinteren over på at få så meget på plads og afviklet som muligt. Det er stadig udfordringer med at få kørt alle ind i deres positioner og arbejdsområder, men sådan er det jo når en ny bestyrelse dannes og hver person skal finde sin plads. 

Regnskab og bogføring, Grethe og undertegnede ( formanden, Jimmie) har fået lavet nogle processer omkring regnskab, bilag, betalinger, udlæg og andet relevant på denne front og det begynder så småt at være ret godt styr på hele den del. Endeligt og efter meget besvær har jeg nu også fået adgang til vores konti så vi selv uden brug af forbundet kan betale regninger og refundere udlæg m.m. 

Hussalg er Cathrine og Mia ansvarlig for sammen med mig og håndterer hussalgs delen efter at huset er sat til salg og der er fundet købere m.m. og den process har Vi sammen fået ret godt styr på og fået forenklet mange processer og lagt det meste online så der ikke er så meget email og samtaler under processen. Vi har i den forbindelse afsluttet 5 salg på under 1 måned eksklusiv fortrydelses frister og weekender, bankdage m.m. Så det tegner til at vi i den nye sæson kan få afviklet de indtil videre 8-9 hussalg som vi ved kommer, hurtigt og effektivt. 

Fælleshuset, har stort set været lejet ud hver weekend i sæsonen og der har været stor efterspørgsel på at benytte huset. Det tyder det også til det bliver i den kommende sæson med de bookinger der allerede er løbet ind. I skal lige være OBS på at vi jo starter kloakering i den kommende sæson og vi endnu ikke helt ved hvor meget adgang der bliver til foreningen i perioder. Men det kommer der mere info om. Vi lavede et nyt system med en nøgleboks og det ser ud til at virke meget godt. Aflevering og rengøring har haltet lidt, og vi er ved at kigge på en ny process omkring dette. 

Køkkenet er også en af de områder vi gerne i den nye sæson vil lave nogle opgraderinger, og gøre det mere brugbart i fremtiden. Planer er der mange af og det skal selvfølgelig op til på kommende GF i 2022. Vi har dog været så heldige at falde over en auktion fra et konkursbo hvor vi har erhvervet os industriudstyr i form a ovn, køleskabe, fryser, frituremaskine, pålægsskærer, stålborde og andet udstyr til det kommende projekt. Det er også blevet til en vaskemaskine til rengøring så de kan vaske klude og andet til rengøring af vores toiletter m.m.

Udestående med foreningen er stadig en udfordring og vi kommer til hen over vinteren af gå meget mere aktiv ind i at få inddrive, afskrevet og bogført på den front. Vi har stadig rigtig meget udestående på papiret og det skal vi have en afklaring på om det er reelt skyld til foreningen eller om det er fejl bogføring. Så mange vil modtage et skriv, nogle vil blive forarget, andre vil være undrende og enkelte vil nok blive bange eller påvirket af skrivelsen. Det er ikke ment som et angreb eller en trussel, men vi har brug for jeres hjælp til at finde hoved og hale i det hele. Vores udgangspunkt er at står det som restance så er det restance indtil andet er dokumenteret med bilag, udskrifter eller andet. Det betyder ikke at det er sort og hvidt, vi behandler hver sag individuelt. Vores mål er bare at komme til bunds i de mange sager og starte på en frisk uden store tilgodehavende som år efter år bliver godskrevet foreningens egenkapital uden reelt at vide med sikkerhed om eller hvornår de kommer ind. 

Kloakering og vandledning er noget som kommer til at fylde meget i den kommende sæson og sæsoner. Vi afventer pt snart på udbud og hvem der skal stå for projektet, vi skal have koordineret et info møde med rådgiverne m.m. og vi skal have afholdt et XGF omkring vandlednings projektet når vi har nogle mere detaljerede informationer på det område. Thor, og undertegnede har meget godt styr på hele processen og er løbende i dialog med rådgiverne, de 2 andre afdelinger, naturstyrelsen og hvem der ellers er involveret i projektet. Så snart vi får nyt info til uddeling fra naturstyrelsen, så bliver i informeret. 

Klager, tvister og ulovligheder har vi Tina, Cathrine, Mia som vores ansvarlige, det vil sige at det er dem der holder styr på de sager der er, dialogen der skal tages og ligeledes beslutninger og løsninger. De har alle andre fra bestyrelsen som de kan trække på når det involverer de ansvarsområder man har. Thor og Jimmie byggeri, regler og alt omkring dette, Grethe regnskab, udeståender, haveleje, bod og andet, og Henning, vand, nøgler, ordensregler og deklaration m.m. Vi kommer også her til at være en del mer aktivt og det vil have følger og konsekvenser for nogen, da der er sidste ende er regler vi alle skal overholde og gør vi ikke det, så må vi rette ind. Vi har inddelt det i kategorier og givet dem en form for rangordning, det betyder at f.eks. ting der strider mod vores ordensregler og deklaration, såsom byggeri, havens tilstand, skelafstand og beplantninger m.m. ligger højt, hvorimod en hund der gør lidt meget i perioder eller en højttaler der lige spillede lidt for højt til en fest ligger lavere rangeret. 

Nøgler, låger, porte og hegn, er som udgangspunkt Hennings område og der har været lidt forvirring og manglede information omkring de nye låse og hvordan man få en nøgle m.m., det beklager vi, troede der var styr på den del. Der vil komme et særskilt nyhedsbrev omkring dette som Henning har lavet, og her vil der være informationer og kontaktinfo m.m. 

hegnet ved ringvejen er stadig en udfordring, vi har nu fået godkendelsen på plads med Rødovre kommune om at vi må sætte et permanent trådhegn op. Vi er stadig i dialog med letbanen om hvem de skal betale for hvad da dette ikke er blevet forhandlet af tidligere bestyrelsesmedlemmer, samt at vi stadig intet har hørt tilbage fra CG Jensen om levering af hegnet, trods flere rykkere på vores forespørgsel. Så intet nyt her, men vi arbejder stadig på en løsning. 

Fællesarbejde og dem der står for det vil vi gerne sige tak for indsatsen. Vi ser desværre stadig alt for mange som ikke dukker op og det vil vi gerne endnu engang opfordre folk til at gøre, da det er en god måde at mødes med nye folk fra andre stier i foreningen. Derudover så er det samt op fra 500 til 1.000 kr. pr gang du ikke møder op. Dette fremgår i referat af XGF hvor det blev vedtaget. 

Hvert i foreningen, husk at tilmelde jer som kandidater til vores hverv i foreningen for 2022. I kan finde info m.m. på vores hjemmeside under HVERV, der skal findes 1 helst 2 til rengøring af toiletter, samt er der også 1200 skattefrie kr. at hente på en start rengøring af fælleshuset, samt at vi har en del køkkeninvetar som skal vaskes ned dette kunne måske fritage en fra fællesarbejde med at tage den ophave. Affaldspladsen mangler vi også 1 gerne 2 perosner til samt 1 til flaghejsning. Vejlaug i det nye sæson bliver nok ikke aktuelt grundet kloakering. Så kontkat bestyrslen hvis du er interesseret i en af opgaverne. hvervet an også deles i 2 så en tager første del af sæson og en sidste del. 

Til sidst vil jeg bare lige huske folk på, at det er jeres ansvar at kende reglerne i vores forening, der er i forbindelse med GF og XGF blevet lavet nogle ændringer i vores ordensregler som folk skal kende.. Disse findes under Dokumenter, og de nyeste vil i løbet af vinteren blive opdateret, så de nyeste ligger tilgængeligt til alle. Vi ønsker ikke at være politifolk der skal være efter folk med småting, men vi oplever desværre også at flere ikke rigtig tager højde for at de regler vi har skal overholdes, og hvis ikke det skal være sådan så må vi ændre de regler.. men så længe det er det der er vedtaget, så skal de overholdes. 

Det her bliver så det sidste.. Vi fra bestyrelsen ønsker jer alle en fantastisk jul og et rigtig godt nytår, og vi glæder os alle til en ny sæson med hygge, fester, samvær og alt det der hører til, måske på lidt afstand, det må tiden vise når vi kommer så langt.

Venlig hilsen 

På vegne af hele bestyrelsen i Afdeling A. 

Jimmie Steinbeck – Formand 

Låse på låger og porte på Vest stien og Nordre Ringvej er skiftet ud så de passer til Kolonihaveforeningen ABC afdeling A’s låsesystem.

De gamle låse på lågerne var der kun få der havde nøgler til, og bestyrelsen havde ingen nøgler der passede til de låse på låger og porte. Derfor blev det besluttet at skifte alle låsene ud så der kom styr på hvem der havde nøgler til låsene.

Bestyrelsen beder de have lejere der ønsker at få en eller flere nøgler til lågerne om at skrive til bestyrelsens mail bestyrelsen@afdelinga.dk og melde at de ønsker en eller flere nøgler.

Når vi ved hvor mange nøgler der skal bruges bliver der skrevet til alle at de kan møde op på kontoret på Højdestien 27 på en nærmere specificeret dato, og hente deres nøgle/nøgler.

En nøgle koster 170 Kr. som skal betales ved udleveringen af nøglen, Dette kan ske via  Mobilepay nummer: 627314 eller via QR-kode du finder her, Tekste skal være, have og nummer samt nøgle f.eks. Solstien32 nøgle
De 170 Kr. får man tilbage når nøglen leveres tilbage til Bestyrelsen ved et havesalg.

Efter alle nøglerne er udleveret vil alle porte og låger blive låst så det kun er dem der har en nøgle der kan komme ind og ud, da det ikke er en smæklås der sidder på lågerne skal man huske at låse lågen igen.
På porten og lågen til ”de 21” er det hængelåse der skal bruges indtil porten og lågen er repareret.

Den eneste låge der ikke bliver låst er den låge der er imellem Solstien og Nordstien, den bliver først låst efter der er sat et trådhegn op uden på hækken ud til Nordre Ringvej, det er for at undgå at hækken bliver ødelagt fordi ”nogen” går igennem den nyplantede hæk og ikke den dertil opsatte låge.

Med venlig hilsen
Henning Solvang Jensen / Næstformand
Mobil: 40 16 66 90

Så kan du finde referat af vores ekstraordinær generalforsamling afholdt d. 12 oktober 2021 omkring vandlednings projektet.

Så kan du finde referat af vores ekstraordinær generalforsamling 2021 afholdt d. 8 september 2021

Vi åbner affaldspladerne op i den sidste uge af sæsonen.

Det betyder at der vil være åben i dagstimerne ( vi lukker den store plads når solen er fået ned, da det ikke er lys inde på pladsen og man derfor ikke kan se have man laver eller om man støder ind i noget.

Så i kan fra mandag d. 25 oktober og frem til søndag d. 31 oktober komme af med alt det som vi modtager oppe på pladsen.

Det gør vi fordi vi gerne vil give folk mulighed for at komme af med haveaffald og andet affald inde vi endeligt lukker for sæson 2021.

Please,  lad være med at udfordre os og aflevere en masse som vi ikke tager imod. I finder vores guide inde på hjemmesiden.

Der vil ikke være nogen til stede på pladen, så vi stoler fuldt ud på jer at i godt kan finde ud af det, og i må meget gerne hjalp hinanden med at gøre det rigtig, så vi igen fra sæson 2022 kan have åben hele tiden, selv om det også har været hyggeligt at møde folk på de åbningstider vi har haft i denne sæson.

Vi får måske nye sorteringsregler i 2022, men vi har endnu ikke fået endeligt besked, så den info kommer når vi ved mere.

Tak fordi i vil være med til at holde vores plads fin og sortere efter de regler vi har samt kun aflevere de ting som vi har en aftale med Rødovre Kommune om.

Se vores affaldssorterings oversigt guide her 

Bedste hilsner
Bestyrelsen Afdeling A. 

Så er det igen tid til at vi skal til at forberede os på at sæsonen er ved at gå til ende.
Vi lukker for vandet lørdag d. 30 oktober kl. 10:00 og alle må gerne være til stede.

Vi har lavet en guide til jer, så i fremadrette kan anvende til at åbne og lukke jeres vand og hus af forsvarligt og sikkert.

GUIDE TIL ÅBNING OG LUKNING AF VAND

Bedste hilsner
Bestyrelsen i Afdeling A.

Så er der nyt fra Naturstyrelsen

Se hele brevet her.

Nyhedsbrev september 2021

Kære medlemmer,
Så er der tid til et “lille” nyhedsbrev igen om hvad der sker ude i foreningen, i bestyrelsen, samt de mange projekter vi er i gang med.

Den nye bestyrelse
Vi har nu afholdt de første bestyrelsesmøder hvor vi fik konstitueret resten af bestyrelsen. Henning blev valgt som Næstformand, Mia og Tina tog begge sekretær jobbet, da vi mener at det ville være godt med 2, da der er kommet en del mere arbejde på den post.

Jimmie og Grethe blev jo som bekendt valgt til henholdsvis Formand og Kasserer. Udover de nævnte så er de sidste medlemmer Cathrine og Thor, som ligesom Henning, Mia og Tina vil få tildelt opgaver og områder som de enten alene eller sammen med andre i bestyrelsen vil påtage sig og stå for. Der vil også komme en opdatering inde på hjemmesiden under kontakt, hvor man kan se de enkelte områder de forskellige bestyrelsesmedlemmer har og kan dermed også målrette sine henvendelser. Kasserer kommer som titel beskriver til at stå for alt der vedrører det område og Formanden vil assistere på alle områder samt også have egne områder som han tager sig af. Mottoet er samarbejde. Men det er en proces og selv om vi nu er 7 i bestyrelsen, så er der ikke 7 mand der er på fra start, da alle lige skal finde sin plads og komme i gang. Det forventer vi at have sat i system til sæsonstart i 2022. 

Salg af huse.
Vi har pt en liste med 12 huse som vi afventer at modtage komplet ansøgning, så vurdering kan komme i gang, og vi kan få sat husene til salg. Vi regner med at sætte en 3-5 huse til salg i den kommende uge.

Desværre har det vist sig at flere at husene ikke har en godkendt byggetilladelse og det har derfor forlænget salgsprocessen betragteligt. Det skal også lige siges at der er fortsat for nogle medlemmer har udfordringer med at indsende alle de bilag og informationer som bestyrelsen skal bruge for at kunne sætte et salg igang. VI beklager at det tager tid, men der er regler og processer som vi skal følge, og man er meget velkommen til at aftale en tid med bestyrelsen hvis man har brug for hjælp, vi hjælper gerne.

Byggesager
Vi har pt en liste med 19 byggesager, hvoraf en mindre del er færdigbehandlet fra Kredsen side. Desværre mange vi fortsat en del informationer og korrekt ansøgning i form af tegninger m.m. så det er vi ved at kigge på hvordan vi bedst muligt kan hjælpe med de medlemmer som har udfordringer med dette. Formanden er også blevet inviteret af Kredsen til at komme og præsentere vores nye byggemodul, da de har haft det op på kredsmøde og er meget interesseret i at implementere det i andre foreninger, da det gør processen nemmere og behandlingen hurtigere. så det ser vi frem til at snakke med dem om, samt påvirke dem positivt til en fremtidig nemt og hurtigt proces omkring byggesager. Status er pt. 6 godkendte, 6 afventer og og 7 vi endnu ikke har fået materiale på til at sende ind.

Godkendt byggetilladelse
Vi vil gerne for jeres egen skyld kraftigt opfordre jer alle sammen der ikke har en godkendt byggetilladelse om at få ansøgt om en. Det er ikke alene med til at sikre jer i fremtiden. Reglen om: var det lovligt ved byggeri, er det lovligt ved salg, er gældende og det kræver man kan dokumentere det med en godkendelse, dispensation eller andet fra bestyrelsen, når i skal sælge, eller bygge om/til. Har man en godkendt byggetilladelse med dato m.m. s kan man altid uanset deklaration henvise til denne, problemet er bare det har stort set ingen herude, og det viser sig at der igen er ændringer på vej i forhold til vores deklaration. Så for jeres egen skyld, ansøg nu om det. Så står i meget bedre i en hvilken som helst situation og bestyrelsen behøver heller ikke lege “politimand” som vi er blevet beskyldt for i flere tilfælde alene fordi vi har informere eller gjort medlemmer opmærksomme på det. Vi ønsker ikke at være politimand, men vi ønsker heller ikke at det bliver et sted hvor folk bare gør som de vil. Det vil derfor også blive strammet gevaldigt op på i den kommende tid. Vi er i dialog med jura i forbundet og kigger på nogle ting som måske kan være en hjælp i fremtiden.

Nyt online system for bestyrelsen – Trello
Det er bestyrelsens nye sagsbehandling bord som er en online platform hvor alle medlemmer i bestyrelsen har adgang og hvor vi kan hjælpe hinanden med at behandle de sager der kommer ind, og derved sikre at intet falder mellem 2 stole eller at et medlem kører fast i en opgave eller sag. Det skal også være med til at vi alle kan arbejde hjemmefra eller hvor vi nu befinder os og er den del af formandens plan omkring digitalisering.

Det vil naturligvis tage lidt tid at komme ind i processen, men formanden kan berette om at det er nogle kompetente medlemmer som i har valgt ind i bestyrelsen, så mange tak for det og tak til de medlemmer der stillede op.

Havevanding og kig over hækken
Bestyrelsen der nu tæller 7 faste og 3 ikke aktive suppleanter ( Flemming, Pauli og Thomas) vil flere gange i sæsonen fremadrettet gå rundt og se hvordan det står til i vores forening og ude i haverne. Dette kan være en kærkommen lejlighed for at spørge bestyrelsen hvis man er hjemme de dage vi er rundt.

Planen er egentlig meget nemt, vi gør det da vi på den måde løbende kan få et indblik i forholdene ude i foreningen og i stedet for det gule og røde kort som vi afskaffede tilbage i 2019 og i stedet tog rundt og snakkede med folk, er det også meget nemmere lige at informere eller gøre medlemmer opmærksomme på at der lige skal strammes op nogle steder eller at det byggeri ikke er ansøgt om m.m. så se det som en positiv udvikling frem for en snagen i medlemmers gøren og laden. 

Skal vi have adgang til en have i forhold til en sag, henvendelse eller andet vil bestyrelsen digitat informere medlemmen om det 3 dage inden vi kommer forbi. Ved havevandlingen bliver det sendt ud i nyhedsbrev om hvilken dag vi kommer rundt samt sat en seddel op ved kontoret. Sidste havevandring var i sidste lørdags hvor vi tog notater at forskellige problemer og udfordringer, samt kiggede på sager vi har fået henvendelser fra medlemmer om. 

Nøgleboks
Fremadrettet kan man hive en nøgle oppe ved kontoret i forbindelse med leje, lån eller afholdes af trailer, fælleshuset eller fedtboden. Det kommer til at være sådan at man kontakte bestyrelsen via mail om at man skal bruge en nøgle. Fælleshus, sker via hjemmesiden og booking af huset og man modtager en mail med kode dagen inden. Fedtboden sker via henvendelse til bestyrelsen på mail, og det sammen gælder traileren.

Den udleverede kode må ikke videregives, nøgler må ikke lånes ud til andre, du har det fulde ansvar at nægen returneres i postkassen efter brug, hvorefter koden ændres i nøgleboksen. Bortkommer en nøgle i din varetægt, hæfter du for udskiftning af nøglesystem.

Ekstraordinær Generalforsamling
Vi fik afholdt og godkendt og vedtaget en del nye ting. Referat er lige blevet færdig og skal lige tjekkes og endelig godkendes af referent, formand og dirigent, hvorefter det vil blive sendt ud til jer alle sammen på mail. De der ikke har mail kan som aftalt få en kopi som skulle blive delt ud fra nogle frivillige medlemmer. Opdateret vedtæger, ordensregler, og økonomi regler vil ligeledes blive opdatret og lagt ud på vores hjemmeside.

Letbanen
Vi har været til møde med letbanen og lavet en gennemgang af hele strækningen omkring de udfordringer der er opstået, fejl og mangler m.m. og er i dialog med jura i forbundet omkring vores muligheder.

Vi kigger på bl.a. at få sat et trådhegn op som skal stå i 5-6 år inden den plantede hæk er vokset op og igen lukker af for udefrakommende, og vi tænker også at det ville give mening at lade hegnet stå permanent og blive en del af hækken så vi indgår i fremtiden at medlemmer laver huller. Som udgangspunkt vil letbanen ikke bekostes af dette og det er op til foreningen at anskaffe og etablere dette. ( et medlem har informeret Formanden om at der eventuelt kan skaffes noget hegn, Formanden kan ikke lige huske medlems navn, så vedkommende må gerne lige kontakte bestyrelsen på mailen.

Vi skal have et møde med forbundet om at se hvilke muligheder vi har, men må også konstatere at den tidligere bestyrelse ikke har været skarp nok og at det virker til at man har regnet med at forbundet var inde over forhandlinger, hvilket de ikke har været og først nu her er blevet klar over de udfordringer vi står med. Så det er noget af en udfordringer, men vi vil gøre vores bedste for at løse alle de problemer der er opstået. 

Fedtboden sæson 2022
Ønsker man at have fedtboden en lørdag, skriver man til bestyrelsen og aftaler dette. Bestyrelsen vil så bestille drikkevarer samt sørge for at der er 1000 kr. i byttepenge ( mobilepay kommer også) og så laver man en opgørelse når man lukker. tæller hvad der er brugt og skriver det på det udleverede ark samt opgør kassen og skriver på hvad man har i kassen. alt afleveres i postkassen i den tilhørende mappe.

Du skal selv stå for indkøb af gaver, hvor du får et aconto beløb via mobilepay fra bestyrelsens kasserer. Alle bilag og kvitteringer afleveres ligeledes i den tilhørende mappe.

Booking af Fedtboden skal ske min 4 dage inden afholdelse. Alt pant m.m. afhentes af nemilg.com som også er der vi bestiller alle drikkevarer fra.

Kloakering
Vi har været til møde, og der er meget nyt i sagen. Naturstyrelsen kommer med en skrivelse inden længe, hvor der bliver fastlagt nogle perioder og tider hvor de sender i udbud, påbegynder arbejdet, forventer at være færdig med hovedledninger m.m., så det venter vi på at modtage så vi kan sende det ud til jer.

Bestyrelsen vil benytte nogle af de penge som i tidligere GF er godkendt til rådgivning på kloakeringsprojekt, det er tale om beregninger, priser og tegninger på placering mm i forbindels med nedgravning af vand, som er en nødvendighed for at vi ikke senere står med store udgifter til udskiftning af målere, samt drift af kloakeringen, pumper m.m. Denne opgave vil blive udført af ENVIDAN som også er dem der skal stå for hele projekteringen af kloakeringsprojekter og vi har aftalt at de også laver en plan omkring vand for afdeling A, B og C efter en fordelingsnøgle. Vi har ikke en pris på opgaven, men det kommer ikke i nærheden af de 500.000 kr. der er godkendt til rådgivning i en tidligere GF i foreningen. 

Det var det for nu, der kommer info ud om lukning af vand m.m. i en anden mail.

Bedste hilsner
Bestyrelsen Afdeling A.