Nyhedsbrev september 2021
Kære medlemmer,
Så er der tid til et “lille” nyhedsbrev igen om hvad der sker ude i foreningen, i bestyrelsen, samt de mange projekter vi er i gang med.
Den nye bestyrelse
Vi har nu afholdt de første bestyrelsesmøder hvor vi fik konstitueret resten af bestyrelsen. Henning blev valgt som Næstformand, Mia og Tina tog begge sekretær jobbet, da vi mener at det ville være godt med 2, da der er kommet en del mere arbejde på den post.
Jimmie og Grethe blev jo som bekendt valgt til henholdsvis Formand og Kasserer. Udover de nævnte så er de sidste medlemmer Cathrine og Thor, som ligesom Henning, Mia og Tina vil få tildelt opgaver og områder som de enten alene eller sammen med andre i bestyrelsen vil påtage sig og stå for. Der vil også komme en opdatering inde på hjemmesiden under kontakt, hvor man kan se de enkelte områder de forskellige bestyrelsesmedlemmer har og kan dermed også målrette sine henvendelser. Kasserer kommer som titel beskriver til at stå for alt der vedrører det område og Formanden vil assistere på alle områder samt også have egne områder som han tager sig af. Mottoet er samarbejde. Men det er en proces og selv om vi nu er 7 i bestyrelsen, så er der ikke 7 mand der er på fra start, da alle lige skal finde sin plads og komme i gang. Det forventer vi at have sat i system til sæsonstart i 2022.
Salg af huse.
Vi har pt en liste med 12 huse som vi afventer at modtage komplet ansøgning, så vurdering kan komme i gang, og vi kan få sat husene til salg. Vi regner med at sætte en 3-5 huse til salg i den kommende uge.
Desværre har det vist sig at flere at husene ikke har en godkendt byggetilladelse og det har derfor forlænget salgsprocessen betragteligt. Det skal også lige siges at der er fortsat for nogle medlemmer har udfordringer med at indsende alle de bilag og informationer som bestyrelsen skal bruge for at kunne sætte et salg igang. VI beklager at det tager tid, men der er regler og processer som vi skal følge, og man er meget velkommen til at aftale en tid med bestyrelsen hvis man har brug for hjælp, vi hjælper gerne.
Byggesager
Vi har pt en liste med 19 byggesager, hvoraf en mindre del er færdigbehandlet fra Kredsen side. Desværre mange vi fortsat en del informationer og korrekt ansøgning i form af tegninger m.m. så det er vi ved at kigge på hvordan vi bedst muligt kan hjælpe med de medlemmer som har udfordringer med dette. Formanden er også blevet inviteret af Kredsen til at komme og præsentere vores nye byggemodul, da de har haft det op på kredsmøde og er meget interesseret i at implementere det i andre foreninger, da det gør processen nemmere og behandlingen hurtigere. så det ser vi frem til at snakke med dem om, samt påvirke dem positivt til en fremtidig nemt og hurtigt proces omkring byggesager. Status er pt. 6 godkendte, 6 afventer og og 7 vi endnu ikke har fået materiale på til at sende ind.
Godkendt byggetilladelse
Vi vil gerne for jeres egen skyld kraftigt opfordre jer alle sammen der ikke har en godkendt byggetilladelse om at få ansøgt om en. Det er ikke alene med til at sikre jer i fremtiden. Reglen om: var det lovligt ved byggeri, er det lovligt ved salg, er gældende og det kræver man kan dokumentere det med en godkendelse, dispensation eller andet fra bestyrelsen, når i skal sælge, eller bygge om/til. Har man en godkendt byggetilladelse med dato m.m. s kan man altid uanset deklaration henvise til denne, problemet er bare det har stort set ingen herude, og det viser sig at der igen er ændringer på vej i forhold til vores deklaration. Så for jeres egen skyld, ansøg nu om det. Så står i meget bedre i en hvilken som helst situation og bestyrelsen behøver heller ikke lege “politimand” som vi er blevet beskyldt for i flere tilfælde alene fordi vi har informere eller gjort medlemmer opmærksomme på det. Vi ønsker ikke at være politimand, men vi ønsker heller ikke at det bliver et sted hvor folk bare gør som de vil. Det vil derfor også blive strammet gevaldigt op på i den kommende tid. Vi er i dialog med jura i forbundet og kigger på nogle ting som måske kan være en hjælp i fremtiden.
Nyt online system for bestyrelsen – Trello
Det er bestyrelsens nye sagsbehandling bord som er en online platform hvor alle medlemmer i bestyrelsen har adgang og hvor vi kan hjælpe hinanden med at behandle de sager der kommer ind, og derved sikre at intet falder mellem 2 stole eller at et medlem kører fast i en opgave eller sag. Det skal også være med til at vi alle kan arbejde hjemmefra eller hvor vi nu befinder os og er den del af formandens plan omkring digitalisering.
Det vil naturligvis tage lidt tid at komme ind i processen, men formanden kan berette om at det er nogle kompetente medlemmer som i har valgt ind i bestyrelsen, så mange tak for det og tak til de medlemmer der stillede op.
Havevanding og kig over hækken
Bestyrelsen der nu tæller 7 faste og 3 ikke aktive suppleanter ( Flemming, Pauli og Thomas) vil flere gange i sæsonen fremadrettet gå rundt og se hvordan det står til i vores forening og ude i haverne. Dette kan være en kærkommen lejlighed for at spørge bestyrelsen hvis man er hjemme de dage vi er rundt.
Planen er egentlig meget nemt, vi gør det da vi på den måde løbende kan få et indblik i forholdene ude i foreningen og i stedet for det gule og røde kort som vi afskaffede tilbage i 2019 og i stedet tog rundt og snakkede med folk, er det også meget nemmere lige at informere eller gøre medlemmer opmærksomme på at der lige skal strammes op nogle steder eller at det byggeri ikke er ansøgt om m.m. så se det som en positiv udvikling frem for en snagen i medlemmers gøren og laden.
Skal vi have adgang til en have i forhold til en sag, henvendelse eller andet vil bestyrelsen digitat informere medlemmen om det 3 dage inden vi kommer forbi. Ved havevandlingen bliver det sendt ud i nyhedsbrev om hvilken dag vi kommer rundt samt sat en seddel op ved kontoret. Sidste havevandring var i sidste lørdags hvor vi tog notater at forskellige problemer og udfordringer, samt kiggede på sager vi har fået henvendelser fra medlemmer om.
Nøgleboks
Fremadrettet kan man hive en nøgle oppe ved kontoret i forbindelse med leje, lån eller afholdes af trailer, fælleshuset eller fedtboden. Det kommer til at være sådan at man kontakte bestyrelsen via mail om at man skal bruge en nøgle. Fælleshus, sker via hjemmesiden og booking af huset og man modtager en mail med kode dagen inden. Fedtboden sker via henvendelse til bestyrelsen på mail, og det sammen gælder traileren.
Den udleverede kode må ikke videregives, nøgler må ikke lånes ud til andre, du har det fulde ansvar at nægen returneres i postkassen efter brug, hvorefter koden ændres i nøgleboksen. Bortkommer en nøgle i din varetægt, hæfter du for udskiftning af nøglesystem.
Ekstraordinær Generalforsamling
Vi fik afholdt og godkendt og vedtaget en del nye ting. Referat er lige blevet færdig og skal lige tjekkes og endelig godkendes af referent, formand og dirigent, hvorefter det vil blive sendt ud til jer alle sammen på mail. De der ikke har mail kan som aftalt få en kopi som skulle blive delt ud fra nogle frivillige medlemmer. Opdateret vedtæger, ordensregler, og økonomi regler vil ligeledes blive opdatret og lagt ud på vores hjemmeside.
Letbanen
Vi har været til møde med letbanen og lavet en gennemgang af hele strækningen omkring de udfordringer der er opstået, fejl og mangler m.m. og er i dialog med jura i forbundet omkring vores muligheder.
Vi kigger på bl.a. at få sat et trådhegn op som skal stå i 5-6 år inden den plantede hæk er vokset op og igen lukker af for udefrakommende, og vi tænker også at det ville give mening at lade hegnet stå permanent og blive en del af hækken så vi indgår i fremtiden at medlemmer laver huller. Som udgangspunkt vil letbanen ikke bekostes af dette og det er op til foreningen at anskaffe og etablere dette. ( et medlem har informeret Formanden om at der eventuelt kan skaffes noget hegn, Formanden kan ikke lige huske medlems navn, så vedkommende må gerne lige kontakte bestyrelsen på mailen.
Vi skal have et møde med forbundet om at se hvilke muligheder vi har, men må også konstatere at den tidligere bestyrelse ikke har været skarp nok og at det virker til at man har regnet med at forbundet var inde over forhandlinger, hvilket de ikke har været og først nu her er blevet klar over de udfordringer vi står med. Så det er noget af en udfordringer, men vi vil gøre vores bedste for at løse alle de problemer der er opstået.
Fedtboden sæson 2022
Ønsker man at have fedtboden en lørdag, skriver man til bestyrelsen og aftaler dette. Bestyrelsen vil så bestille drikkevarer samt sørge for at der er 1000 kr. i byttepenge ( mobilepay kommer også) og så laver man en opgørelse når man lukker. tæller hvad der er brugt og skriver det på det udleverede ark samt opgør kassen og skriver på hvad man har i kassen. alt afleveres i postkassen i den tilhørende mappe.
Du skal selv stå for indkøb af gaver, hvor du får et aconto beløb via mobilepay fra bestyrelsens kasserer. Alle bilag og kvitteringer afleveres ligeledes i den tilhørende mappe.
Booking af Fedtboden skal ske min 4 dage inden afholdelse. Alt pant m.m. afhentes af nemilg.com som også er der vi bestiller alle drikkevarer fra.
Kloakering
Vi har været til møde, og der er meget nyt i sagen. Naturstyrelsen kommer med en skrivelse inden længe, hvor der bliver fastlagt nogle perioder og tider hvor de sender i udbud, påbegynder arbejdet, forventer at være færdig med hovedledninger m.m., så det venter vi på at modtage så vi kan sende det ud til jer.
Bestyrelsen vil benytte nogle af de penge som i tidligere GF er godkendt til rådgivning på kloakeringsprojekt, det er tale om beregninger, priser og tegninger på placering mm i forbindels med nedgravning af vand, som er en nødvendighed for at vi ikke senere står med store udgifter til udskiftning af målere, samt drift af kloakeringen, pumper m.m. Denne opgave vil blive udført af ENVIDAN som også er dem der skal stå for hele projekteringen af kloakeringsprojekter og vi har aftalt at de også laver en plan omkring vand for afdeling A, B og C efter en fordelingsnøgle. Vi har ikke en pris på opgaven, men det kommer ikke i nærheden af de 500.000 kr. der er godkendt til rådgivning i en tidligere GF i foreningen.
Det var det for nu, der kommer info ud om lukning af vand m.m. i en anden mail.
Bedste hilsner
Bestyrelsen Afdeling A.