Så er vi ved at gøre klar til den nye sæson og der vil i den forbindelse være nogle ting som du skal have styr på.
Da vi ikke pt. kan afholde GF, bliver dette brev noget længere og mere detaljeret end ellers. Dette brev er også tænkt som en hvor finder jeg i fremtiden informationer og andet, samt hvad har bestyresle og forbundet brugt 2020 samt vinteren på.

Så på med læsebrillerne og sæt dig til rette med en kop kaffe eller te,

Bestyrelsen, Forbundet og Kredsen
Det er længe siden vi har kunne stemme om noget og tage de besutninger der skal til for at holde vores forening i topform. Bestyreslsen har brugt de sidste 1 1/2 – 2 år på at optimere processer i foreningen indenfor, venteliste, byggeansøgning, salg af huse, men også den daglige gang i bestyrelsen er der bruge tid på at sætte de enklete arbejdesonråder, opgaver i system og lavet effektive processer,  så det i fremtiden gerne skulle ende ud med mere tid til de lidt sjovere opgaver. Samspillet mellem forbundet og foreningens bestyrelse kører som smurt og vi har sammen med dem fået optimeret en masse ting så der ikke er noget der kan falde mellem 2 stole og som gør af nye bestyrelsesmedlemmer ikke skal bruge lang tid på at komme ind i en rutine samt at der hele tiden er flere øjne på sagerne. Vi har også brugt tiden på at gå alle vores bygninger og område igennem og se hvor der skal ligges en indsats de kommende år, både omking vedligeholdes, men også for sammenhold og kolonihavelivet ånd i sin helhed, og har i den forbindelse også lagt en større vedligeholdelse og udbygningnsplan til forbedringer af området.

Generalforsamling 2021 / 2020
Vi har stadig ikke nogen løsning på dette, og noget tyder på at det godt kan gå lidt tid inden vi kommer til at afholde det. Vi håber at det senst bliver muligt i august 2021, så vi må alle væbne os med tålmodighed og se hvordan situationen med COVOD-19 udvikler sig. Vi er et lidt nedslidt med god sammentømret bestyrelsen på 4 personer, hvoraf Henning, allerede skulle være gået af sidste år, men har holdt stand indtil nye friske kræfter kan tage over. Så vi ser meget gerne nye eller gamle melde sig til den kommende GF, så vi igen kan stille med et fuld bestyrelsen på op til 7 personer. Der er meget at tage fat i stadig, og det bliver sjovt at være en del af bestyrelsen i fremtiden det lover vi. Vi håber dette bliver snart, da der er rigtig mange ting vi gerne vil fortælle jer om og som vi skal have stemt om så vi i fremtiden kan køre en så effektiv forening som muligt, så der er tid til hygge, fællesskab og foreningsliv.

Nyhedsbrev
Vi har fået nogle henvendelser om vi ikke kunne ligge nyhedsbreve m.m. ind på vores hjemmeside, så man i fremtiden kan finde dem frem hurtigt og læse dem derinde også. Dette har vi også selv drøftet i bestyrelsen samt prøvet sidste år, og vi har derfor oprette en nyhedsbrevs oversigt inde på hjemmesiden hovedmenu. Det betyder at du i fremtiden bare modtager et nyhedsbrev med et link til det online nyhedsbrev der er sendt ud. Du kan læse nyhedsbreve under Nyhedsbrev

Åbning af vand
Lørdag d. 27. marts 2021 klokken 10:00
Du finder mere info i kalenderen når denne er opdateret Kalender 2021
Du kan også læse om det under “FIND SVAR” og sektionen om åbning og lukning af vand.
Har du husket at lukke for stophanen

FIND SVAR
Dettet finder du oppe i menuen på siden og her kan du finde svar og genveje til svar på alt du skal bruge for at være havelejere i vores forening. vi opdaterer en løbende og håber at du kan finde svar på det meste der er relevant for dig som havelejer i foreningen.  – se mere under FIND SVAR

Kontortid
Desværre har der været nogle enkelte smuttere fra bestyrelsens side i 2020, hvor folk har måtte stå forgæves og vente oppe ved kontoret, dette beklager vi meget og vi vil gøre vores yderste for at dette ikke sker i 2021. Du kan se alle datoer inden under kontortid. Du er altid velkommen til at komme forbi hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp. Men vi opfordrer dig til at se om du kan finde svar på vores hjemmesiden eller skrive til bestyrelsen på bestyrelsen@afdelinga.dk

Fællesarbejde 
Du kan finde opdateret skema med datoer her, Vi vil gerne opfordre at man i 2021 gør en ekstra indsats for at deltage i de 2 gange man er forpligtet til at møde op. VI har desværre stadig en hel del som aldrig deltager i Fællesarbejde 

Det er faktisk lidt trist, da der også er meget socialt i at mødes og hygge et par timer med lidt fælles arbejde. Derudover får man også et bedre indblik i hvad der sker i foreningen, samt man møder folk fra de andre stier eller en nabo som man ellers måske ikke lige ville rende ind i, og så er der kolde sodavand eller øl med i fornøjelserne, på foreningens regning ovenikøbet 🙂

Hussalg
Vi havde i 2020, rigtig mange salg af huse og vi forventer at i 2021 at der kommer endnu flere. Dette skyldes bl.a. at vi har gjort en ekstra indsats for at komme i kontakt med spøgelses-haver og generelt været ude og kontakte folk hvor vi har måtte konstatere at haver og huse ser lidt trætte ud. Ønsker man at sælge, overdrage eller andet, kan man kontakte bestyrelsen i den nye sæson (01. April 2021). Du kan følge med i hvilke huse der er til salg under Hussalg

Vi er også ved at lave en ny process onking hussalg som igen gerne skulle ende ud med en bedre oplevelse og hurtigere behandlingstid. udover dette er der også kommet nogle nye regler fra forbundets jura afdeling som der skal tages højde for i forbindelse med salg.

Veje og stier
Alle bedes rive grus som er blevet kørt op i siderne med vores plov, så der ikke samler sig vand, samt at overskydende materiale bliver brugt til at fylde eventuelte huller, eller bliver fordelt i kørebanen.

Fælleshus booking 
Vi introducerede i sidste sæson et nyt booking system der skulle gøre det nemmere og mere overskueligt at booke vores fælleshus. Vi havde lidt start problemer, men alt i alt er vi godt tilfredse med systemet og har ud fra feedback lavede nogle små ændringer som skulle gøre det nemmere for jer i den nye sæson at booke. Blandt andet har vi fjernet depositum og man skal kun overføre lejen af huset, samt at man straks får betalingsinfo så man kan indbetale beløbet. Vi arbejder også på at få Mobilepay betaling så det bliver endnu nemmere i fremtiden. Du booker her fælleshuset og koden for 2021 er Fælleshus2021

Affaldspladen / Storskrald
Vi har desværre oplevet en del udfordringer med at folk ikke kan finde ud af hvad der må, og hvad ikke der må afleveres oppe på pladsen, og vi vil bestræbe os på sammen med Rødovre Kommune at få korrekt, synlig skiltning op på pladsen så der ikke er noget at være i tvivl om.

Regel nr. 1 er ER DU I TVIVL SÅ SPØRG BESTYRELSEN ELLER PLADSMANDEN. ER DER INGEN TIL STEDE, SÅ VENT MED AT SMIDE DET UD.

Regel nr. 2 ALT HÅRD PLASTIK ER IKKE VELKOMMEN. ALT DER INDEHOLDER PVC.

I år udvides plads med hele 130 m2, hvilket vil sige godt 50% større end tidligere. Dette skyldes flere ting, først og fremmest mener vi det er fjollet ikke at bruge hele pladen nu vi har den og i stedet stable alle containere op i et lille område, og for det andet ønskede vi mere åbent område så vi undgår folk gemmer ting og smider tinge vi ikke modtager, samt får vi flere muligheder deroppe til grus og muld og det bliver nemmere af finde rundt og med COVID-19 problematikken er det også rat at der er mere luft at færdes på, og sidst så træder der nye regler i kraft fra sommer 2021 om at vi skal sortere i 9-10 ekstra containere, Der kommer mere om dette når det bliver meldt endeligt ud fra kommunen, de er endnu ikke på plads med de nye krav.

Alle regler finder du inde på vores hjemmeside under AFFALD det er din pligt at kende reglerne. Vi har i år lavet en NEJ TAK LISTE derinde, så du er helt sikker på hvilke ting vi IKKE tager imod.

Vi håber at pladsen er klar til brug på lørdag når vi åbner for vand, men ellers vil der være åben på pladsen efter d. 01. april 2021

Vedligeholdelses og udbygningsplan.
Bestyrelsen har gennem de sidset 6-8 måneder arbjdet på en større vedligeholdelses og udbygningsplan i forbindelse med renovering af bygninger, nye projekter og generel vedligeholdes for at få en overblik over hvad er skal bruges penge på nu og senere, samt hvad der er budget til her og nu og på sigt. Dette kunne f.eks. være vores affaldsplads-projekt som er en kombination af egen ønske, samt krav fra kommunen. Det kunne også være nye krav love, regler og generelt vedligeholdelse eller fornyelser.

På den måde vil vi nu og i fremtiden sikre at der er en plan for vedligeholdes og kommende projekter. Vi har desværre en del bygninger som der ikke er brugt penge på at vedligeholde i årevis, og dette skal der gøre noget ved nu. Derudover har vi store planer med fællespladsen, den gamle købmand, fælleshuset omliggende bygninger samt toilet og affaldspladsen alt sammen for at gøre hverdagen ude i foreningen sjovere, nemmere, med mere hygge og fællesskab.

Byggeansøgning
Vi er i gang med at udvikle et online system til automatisk ansøgning af byggetilladelse til NYBYG, TILBYG og OMBYG mm, dette vil ske direkte på vores hjemmesiden. Det betyder at du kan ansøge og uploade alle de nødvendige dokumenter i et samlet ansøgning og sende det til bestyrelsen samt Kredsen til godkendelse. I 2021 må der ikke påbegyndes byggeri eller ombyg inden godkendt byggetilladelse er modtaget. 2019-2020 byggeri som er påbegyndt uden godkendt ansøgning skal ligeledes ansøges via kommende online ansøgningssystem, for at speede processen op og få godkendt de sager der allerede er påbegyndt / afsluttet.

Godkendelse af byggeri
Bestyrelsen vil sammen med kredsen og vurderingsudvalget lave en oversigt over byggeri der endnu ikke har en godkendelse og vi vil informere om processen hertil. Dette betyder også at, har du bygget et skur, en overdækning på terrassen m.m. som ikke er godkendt og ikke overholder vores deklaration og ordensbestemmelser, vil du blive bedt om at fjerne og nedtage dette øjeblikkeligt.

Dette kunne være at du allerede har bygget max 60 m2 hovedhus og opført et skur eller lavet en overdækning på din terrasse eller andet, dette er ikke lovligt og skal fjernes. Er du i tvivl om du har bygget for stort, kan du læse alle regler inden på vores side omkring byggeregler.

Eks. hovedhus 40 m2 + lukket terrasse 15 m2 + redskabsrum 5 m2 = 60 m2 max bebyggelse på havelod.
Eks. hovedhus 60 m2 + ingen bygninger, da du allerede har bygget max m2 bygninger på havelod. 

Udestående med foreningen 
Bestyrelsen har sammen med forbundet, fundet en del gammel udestående mellem havelejere som virker til at være faldet ned mellem 2 store i forbindelse med overgang fra arb. landsbank og fornundet system, og dette er vi ved at komme til bunds i, det betyder at forbundet vil sende en opkrævning ud til de der skylder foreningen penge. Det er op til den enkelte at fremsende kvitteringer hvis man er uenige, da bestyrelsen, samt forbundet ikke kan se om det er tale om en reelle gæld eller postering som ikke er bogført korrekt over i det nye system. Vi er også i dialog med foreningens bank om at få udleveret udtog m.m.
Det drejer det sig om +220.000 kr. fra 2015-2019 og i visse tilfælde er det tale om havelejere der ikke har betalt i helt op til 4-5 år, og i andre tilfælde der det tale om at en havelejebetaling er blevet sprunget over, eller et års fællesarbejde afgift ikke er betalt.

Der kan også være tale om salg af huse, hvor en eventuelt udeståenden med foreningen ikke er modregnet det endelige udbetaling. Skulle man ikke kunne dokumenterer en betaling eller ikke har mulighed for at betale, skal man kontakte bestyrelsen og se om der er mulighed for en afdragsordning. Mere om dette senere.

Haveleje
Bestyrelsen har kigget på muligheden for at ændre på vores haveleje. Vi har pt. 11 forskellige haveleje-takster og dette giver igen mening. Det er ikke beregnet ud fra m2, og generelt giver det ingen mening af nogen betaler det de gør og omvendt er der andre der betaler en del mindre end de burde hvis man kigger på grunden størrelsen. Så vi foreslår 4 takster, lille grund, mellem grund, stor grund og kæmpe grund. Det betyder at 95-98 % af havelejerne vil få en mindre haveleje og 2-5 % % vil stige en smule så det til svarer hvad andre betaler for sammen takst på haveloddet.

Vi har grunde der er fra 315 m2 op til 850 m2. og prisforskellen er 1.725 kr. halvårligt mellem mindste og største havelod. Haver der er 375 og haver der er 430 m2 betaler det sammen i dag. Så vi er ved at beregne en mere ligeligt fordeling med færre takster for også at holde det mere simpelt for bogføring og regnskab. Lille grund 2.900 kr. mellem grund 3.100 kr. stor grund 3.500 kr. og kæmpe grund 4.300 kr, dette vil give foreningen et indtægtstab på ca 34.000 halvårligt.

Venteliste
Nye opskrivninger kan ske inde på vores hjemmesiden under venteliste, og det kan man fra 01. April 2021. Det koster 500 kr. og årligt 200 for at stå på listen. Betalingen skal ske årligt inden d. 28. februar og sker dette ikke, så er man ikke længere på listen. I år har vi plads til ca. 60 nye på listen, så giv jeres venner besked. VI arbejder også her på at man i fremtiden kan betale via MobilePay, men denne del er ikke på plads med banken endnu.

Hverv.
Som hvert år skal vi bruge nogle havelejere som vil hjælpe foreningen og bestyrelsen med forskellige opgaver, dette er bla.

Skraldemand – til at holde vores affaldsplads rent og nydeligt
Toiletrengøring – til at holde vores toiletter rene og pæne
Flagmand/dame – til at hejse og tage flag ned på de officielle flagdage

Hvis du har interesse i at tage et af disse hverv, kan du læse mere om det her, samt kontakte bestyrelsen om dette.
I alt er der mulighed for 2 skraldemand/damer, 2 rengørings mænd/damer, 3 eller mere flagmand/damer (dette skal i bare selv koordinere.)

Alle hverv er lønnet med et honorar årligt.

Ansægning for hverv i 2021 skal sendes til bestyrelsen senest 01. april 2021 på bestyrslen@afdelinga.dk 

Honorar
Bestyrelsen har også kigget på det honorar der udbetales til medlemmer som har et hverv i foreningen, og kan se at der er nogle uligheder i forhold til stigninger af disse. f.eks. har vurderingsudvalget fået en stigning på 22,22 % siden 2015, hvilket ikke er voldsomt, hvorimod bestyrelsen er steget mellem 0 og 2,82 % samt skraldemanden overhoved ikke har fået et højere honorar de sidste 6 år. Toiletrengøring er derimod gået hele 8,9 % ned i honorar og får i dag mindre end 1/3 vi tidligere har betalt for at få det udført det et firma udefra eks. moms.

Dette mener vi skal laves om så det fremadrette afspejler det arbejde de udføres, samt så det kan retfærdiggøre den tid man trods alt ligger i det hverv man udfører. Grundet de nye kommende regler for affaldspladsen, bliver opgaven en del mere omfattende samt er der kommet nye opgaver til, samt flere mindre områder og vi mener også det ville være mere hensigtsmæssigt at der er 2 på opgaven og det sammen mener vi gælder for toiletterne, derfor vil vi foreslå at disse 2 hverv hæves betragteligt, samt at man igen opretter et vejhold som kan bestå af 3 medlemmer der sørger for at vores veje har det godt.

Det samme gælder bestyrelsen, den nuværende bestyrelsen har udført arbejde for 2 mand hver igennem de sidste 1 1/2 – 2 år men kun fået honorar ( ikke udbetalt endnu) for 1 person.. Samtidigt mener vi også det er på tide og gøre op med gammel skik om at alle valgte medlemmer til bestyrelsen bør have det samme i honorers . Derudover mener vi også at hvis ikke GF kan stille med en fuld bestyrelse, skal honorar afsat i forhold til økonimi relementet ligeligt fordeles mellem den siddende bestyrelse, da arbejdet stadig skal udføres og der skal lægges betydeligt flere timer hos hvert medlem.

Meget af dette skal naturligvis stemmes om og godkendes på en generalforsamling, men vi vil også opfordre foreningens medlemmer om ikke at stå i vejen for at vi i bestyrelsen kan udføre vores arbejde samt sætte de ønskede projekter i gang trods manglede godkendelse og afstemning i kommende GF. Vi er i løbende dialog med forbundet omkring budget og likviditet og generelt ser vores regnskab rigtig fornuftigt ud også til at der er plads til at igangsætte større vedligeholdelslses projekter.

Som sagt er der ikke brugt meget på vedligeholdes de sidste mange år trods at der har været afsat pengen til det, og det trænger det til nu og hvis ikke vi senere vil stå med betydelige omkostninger til renovering og nybyg, samt at der har været snak om en masse nye tiltag som aldrig er blevet til mere end snak. Alle projekter bliver der indhentet tilbud på fra flere udbydere og endeligt tilbud forhandles og drøftet sagligt på bestyrelsesmøder.

Det tror vi var ordene for denne gang, vi glæder os mægtigt til at se jer alle sammen igen og alle de nye der er kommet til og ser frem til en dejlig sæson 2021, og husk på vi er alle kun er mennesker, som alle kan lave fejl, men vi gør alle vores bedste og vi gør det alt sammen for foreningen, medlemmerne og fællesskabet.

Bestyrelsen
H/F Sommerhuskolonien Afdling A.
Grethe, Anni, Henning og Jimmie