Kære medlemmer i Sommerhuskolonien Afdeling A.
Jeg vil gerne lige tage mig friheden og komme med lidt opdateringer som der er sket den seneste tid. Jeg har både ris og ros til jer.
Siden sidste nyhedsbrev har vi,
Indkøbt en dåse automat/flaskeautomat som er sat op ovre i Palmehaven. Det er sket for at give et alternativ til vores medlemmer for at kunne købe en vand eller øl og få noget socialt på fællespladsen. Det fungerer rigtig fint, og folk er gode til at rydde op efter sig og generelt holde det pænt og nydeligt, så tak for det.
Palmehaven har fået et løft, vi har indkøbt nye borde og stole, samt har frivillige plantet blomster og muret blomsterkasser op, pyntet med gamle løgkasser m.m. der er ydermere doneret et solsejl, samt 2 parasoller. I samme ombæring blev den gamle skur også fjernet for at skabe mere plads og luft.
Vi har fået afholdt både sommerfest og loppemarked, og efter hvad jeg har hørt, så syntes man at det var en succes, så det er jo rigtig dejligt at høre. Dog skal der også lige siges at det er et enormt arbejde og ressourcekrævende, så vi så meget gerne at der var endnu flere frivillige der meldte sig på banen for at sådanne fester og arrangementer kan afholdes i fremtiden. Bestyrelsen er enige om at der skal nedsættes et større festudvalg vedkommende GF som i samarbejde med bestyrelsen koordinerer fester og arrangementer i foreningen, da vi ellers ikke kan se hvordan det kan lade sig gøre.
Hussalg, er der også sket nogle store ændringer, dels har vi lavet et helt nyt system til at ansøge om salg, der skulle gøre processen mange gange nemmere og hurtigere, både for medlemmer, men også for bestyrelsen, der efterfølgende skal behandle sagerne. Dels er der blevet integreret et nyt system hvor obligatorisk ejererklæring, opsigelse, løsøre-liste er en samlet i det skema man udfylder, så man ikke længere selv skal printe udfylde og scanne ind. alle dokumenter udover dette vedhæftes i formularen og det hele sendes samlet til bestyrelsen, samt man modtager en kopi. Alle bilag og dokumenter bliver automatisk navngivet med havelod info og korrekt betegnelse, så det er nemt at søge på via vores arkiv.
Vi har stadig rigtig mange hussalg, desværre må vi konstatere at vi ofte oplever at folk ikke sender alle dokumenter med, eller at det viser sig at huset er overbebygget eller ikke overholder skelafstand. Det er yderst vigtigt at man har styr på det inden man anmoder om salg. De sidste 3 vurderinger, har alle været med overbebyggelse, selv om medlemmet har skrevet under og markeret at alle regler overholdes på deres ansøgning. Det skaber et meget dårligt behandlingsflow og vi bruger alt for meget tid på den enkelte sag. Så det ser vi gerne at blive strammet op på. Har man spørgsmål eller er i tvivl om noget, så kontakter man os inden man sender en ansøgning. Generelt synes vi at folk har enormt store forventninger til hvad bestyrelsen skal stå for ved et salg. ydermere så er det en frivillig bestyrelsen der varetager den opgave og det betyder også at vi har et liv ved siden af dette her, så man må forvente en længere behandlingstid end hvis man havde betalt en advokat eller ejendomsmægler til at håndtere et salg. Det går ikke hurtigere at rykke os, eller sende trusselmails. Sker det igen, så bliver salget annulleret og kommer bagerst i køen.
Her til sidst vil jeg gerne komme med en bøn, eller nok rettere en retningslinje som jeg gerne ser medlemmer respekterer.
Jeg er meget synlig i foreningen og deltager generelt til alle de aktiviteter der er. Det betyder også at folk efterhånden har fået den opfattelse, at man så lige kan spørge mig om det ene eller det andet. Det er som udgangspunkt også fint, og generelt har jeg en aftale om at man spørger og siger jeg ja, så tager jeg mig tid, men siger jeg nej, så må dette også respekteres. Nu kommer så den udfordring jeg efterhånden oplever, det er når jeg siger ja, og et medlem begynder at spørge ind på et område / opgave jeg ikke varetager ( opgaver er opdelt i bestyrelsen) og jeg pænt stopper dem og informerer dem om at det skal du snakke med X eller Y fra bestyrelsen om, så bliver det ikke respekteret, for nu har man mig jo lige og så kan jeg jo lige give det videre eller klare det. NEJ NEJ og NEJ det kan jeg ikke. Det vil jeg ikke, og det må folk respektere. Eksempel til sommerfesten, hvor et medlem først ville høre hvorfor hendes søn ikke var kommet på ventelisten nu han havde betalt, ( han havde ikke tilmeldt sig som man skal, bare betalt ind via MP) efterfølgende var der noget med et depositum der der ikke var betalt retur fra 2021, og uanset hvor mange gange jeg meddelte det skal du snakke med Kasseren om, så blev medlemmet ved i 20-30 min, indtil jeg valgte at gå, og efterfølgende skulle høre at jeg var arrogant og det kunne jeg ikke tillade mig. Så det håber jeg ændrer sig. Man er stadig velkommen til at tage fat i mig, bare man respekterer at jeg også nogle gange gerne vil være et menigt medlem der nyder en øl eller andet i Palmehaven, deltager i en sommerfest eller bare opholder mig i foreningen. Hvis ikke det er akut, så behøver man heller ikke komme hjem til mig i weekenden og banke på min dør. Send en mail til bestyrelsen, vi svarer generelt ret hurtigt.
Jeg vil igen lige opfordre alle om at benytte vores hjemmeside til at finde svar inden man kontakter bestyrelsen, og har man nogle spørgsmål til bestyrelsen, så undlad at bruge FB opslag. Vi ser dem ikke. Mit nummer er ikke en tjener service, det er til akutte situationer. Jeg er ikke jeres tjener, jeg er jeres formand.
Tak fordi du tog dig tid til at læse med her.
Formanden, Afdeling A.