Så måtte vi igen sige tak og farvel til endnu et år i vores vidunderlige kolonihaveforening.
Sikke et år, men udfordringer på kryds og tværs af foreningen. Vi har nået rigtig meget og vi mangler stadig en del. Men bestyrelsen er ved god mod og kampklar. Vi har brugt den sidste del af sæsonen og kommer til at bruge vinteren over på at få så meget på plads og afviklet som muligt. Det er stadig udfordringer med at få kørt alle ind i deres positioner og arbejdsområder, men sådan er det jo når en ny bestyrelse dannes og hver person skal finde sin plads.
Regnskab og bogføring, Grethe og undertegnede ( formanden, Jimmie) har fået lavet nogle processer omkring regnskab, bilag, betalinger, udlæg og andet relevant på denne front og det begynder så småt at være ret godt styr på hele den del. Endeligt og efter meget besvær har jeg nu også fået adgang til vores konti så vi selv uden brug af forbundet kan betale regninger og refundere udlæg m.m.
Hussalg er Cathrine og Mia ansvarlig for sammen med mig og håndterer hussalgs delen efter at huset er sat til salg og der er fundet købere m.m. og den process har Vi sammen fået ret godt styr på og fået forenklet mange processer og lagt det meste online så der ikke er så meget email og samtaler under processen. Vi har i den forbindelse afsluttet 5 salg på under 1 måned eksklusiv fortrydelses frister og weekender, bankdage m.m. Så det tegner til at vi i den nye sæson kan få afviklet de indtil videre 8-9 hussalg som vi ved kommer, hurtigt og effektivt.
Fælleshuset, har stort set været lejet ud hver weekend i sæsonen og der har været stor efterspørgsel på at benytte huset. Det tyder det også til det bliver i den kommende sæson med de bookinger der allerede er løbet ind. I skal lige være OBS på at vi jo starter kloakering i den kommende sæson og vi endnu ikke helt ved hvor meget adgang der bliver til foreningen i perioder. Men det kommer der mere info om. Vi lavede et nyt system med en nøgleboks og det ser ud til at virke meget godt. Aflevering og rengøring har haltet lidt, og vi er ved at kigge på en ny process omkring dette.
Køkkenet er også en af de områder vi gerne i den nye sæson vil lave nogle opgraderinger, og gøre det mere brugbart i fremtiden. Planer er der mange af og det skal selvfølgelig op til på kommende GF i 2022. Vi har dog været så heldige at falde over en auktion fra et konkursbo hvor vi har erhvervet os industriudstyr i form a ovn, køleskabe, fryser, frituremaskine, pålægsskærer, stålborde og andet udstyr til det kommende projekt. Det er også blevet til en vaskemaskine til rengøring så de kan vaske klude og andet til rengøring af vores toiletter m.m.
Udestående med foreningen er stadig en udfordring og vi kommer til hen over vinteren af gå meget mere aktiv ind i at få inddrive, afskrevet og bogført på den front. Vi har stadig rigtig meget udestående på papiret og det skal vi have en afklaring på om det er reelt skyld til foreningen eller om det er fejl bogføring. Så mange vil modtage et skriv, nogle vil blive forarget, andre vil være undrende og enkelte vil nok blive bange eller påvirket af skrivelsen. Det er ikke ment som et angreb eller en trussel, men vi har brug for jeres hjælp til at finde hoved og hale i det hele. Vores udgangspunkt er at står det som restance så er det restance indtil andet er dokumenteret med bilag, udskrifter eller andet. Det betyder ikke at det er sort og hvidt, vi behandler hver sag individuelt. Vores mål er bare at komme til bunds i de mange sager og starte på en frisk uden store tilgodehavende som år efter år bliver godskrevet foreningens egenkapital uden reelt at vide med sikkerhed om eller hvornår de kommer ind.
Kloakering og vandledning er noget som kommer til at fylde meget i den kommende sæson og sæsoner. Vi afventer pt snart på udbud og hvem der skal stå for projektet, vi skal have koordineret et info møde med rådgiverne m.m. og vi skal have afholdt et XGF omkring vandlednings projektet når vi har nogle mere detaljerede informationer på det område. Thor, og undertegnede har meget godt styr på hele processen og er løbende i dialog med rådgiverne, de 2 andre afdelinger, naturstyrelsen og hvem der ellers er involveret i projektet. Så snart vi får nyt info til uddeling fra naturstyrelsen, så bliver i informeret.
Klager, tvister og ulovligheder har vi Tina, Cathrine, Mia som vores ansvarlige, det vil sige at det er dem der holder styr på de sager der er, dialogen der skal tages og ligeledes beslutninger og løsninger. De har alle andre fra bestyrelsen som de kan trække på når det involverer de ansvarsområder man har. Thor og Jimmie byggeri, regler og alt omkring dette, Grethe regnskab, udeståender, haveleje, bod og andet, og Henning, vand, nøgler, ordensregler og deklaration m.m. Vi kommer også her til at være en del mer aktivt og det vil have følger og konsekvenser for nogen, da der er sidste ende er regler vi alle skal overholde og gør vi ikke det, så må vi rette ind. Vi har inddelt det i kategorier og givet dem en form for rangordning, det betyder at f.eks. ting der strider mod vores ordensregler og deklaration, såsom byggeri, havens tilstand, skelafstand og beplantninger m.m. ligger højt, hvorimod en hund der gør lidt meget i perioder eller en højttaler der lige spillede lidt for højt til en fest ligger lavere rangeret.
Nøgler, låger, porte og hegn, er som udgangspunkt Hennings område og der har været lidt forvirring og manglede information omkring de nye låse og hvordan man få en nøgle m.m., det beklager vi, troede der var styr på den del. Der vil komme et særskilt nyhedsbrev omkring dette som Henning har lavet, og her vil der være informationer og kontaktinfo m.m.
hegnet ved ringvejen er stadig en udfordring, vi har nu fået godkendelsen på plads med Rødovre kommune om at vi må sætte et permanent trådhegn op. Vi er stadig i dialog med letbanen om hvem de skal betale for hvad da dette ikke er blevet forhandlet af tidligere bestyrelsesmedlemmer, samt at vi stadig intet har hørt tilbage fra CG Jensen om levering af hegnet, trods flere rykkere på vores forespørgsel. Så intet nyt her, men vi arbejder stadig på en løsning.
Fællesarbejde og dem der står for det vil vi gerne sige tak for indsatsen. Vi ser desværre stadig alt for mange som ikke dukker op og det vil vi gerne endnu engang opfordre folk til at gøre, da det er en god måde at mødes med nye folk fra andre stier i foreningen. Derudover så er det samt op fra 500 til 1.000 kr. pr gang du ikke møder op. Dette fremgår i referat af XGF hvor det blev vedtaget.
Hvert i foreningen, husk at tilmelde jer som kandidater til vores hverv i foreningen for 2022. I kan finde info m.m. på vores hjemmeside under HVERV, der skal findes 1 helst 2 til rengøring af toiletter, samt er der også 1200 skattefrie kr. at hente på en start rengøring af fælleshuset, samt at vi har en del køkkeninvetar som skal vaskes ned dette kunne måske fritage en fra fællesarbejde med at tage den ophave. Affaldspladsen mangler vi også 1 gerne 2 perosner til samt 1 til flaghejsning. Vejlaug i det nye sæson bliver nok ikke aktuelt grundet kloakering. Så kontkat bestyrslen hvis du er interesseret i en af opgaverne. hvervet an også deles i 2 så en tager første del af sæson og en sidste del.
Til sidst vil jeg bare lige huske folk på, at det er jeres ansvar at kende reglerne i vores forening, der er i forbindelse med GF og XGF blevet lavet nogle ændringer i vores ordensregler som folk skal kende.. Disse findes under Dokumenter, og de nyeste vil i løbet af vinteren blive opdateret, så de nyeste ligger tilgængeligt til alle. Vi ønsker ikke at være politifolk der skal være efter folk med småting, men vi oplever desværre også at flere ikke rigtig tager højde for at de regler vi har skal overholdes, og hvis ikke det skal være sådan så må vi ændre de regler.. men så længe det er det der er vedtaget, så skal de overholdes.
Det her bliver så det sidste.. Vi fra bestyrelsen ønsker jer alle en fantastisk jul og et rigtig godt nytår, og vi glæder os alle til en ny sæson med hygge, fester, samvær og alt det der hører til, måske på lidt afstand, det må tiden vise når vi kommer så langt.
Venlig hilsen
På vegne af hele bestyrelsen i Afdeling A.
Jimmie Steinbeck – Formand
